Das Spendenmailing (Werbebrief, Spendenbrief) ist eine Methode des Direktmarketing und bietet die Möglichkeit eine größere Anzahl von Personen anzusprechen. Das Spendenmailing ist prinzipiell kostengünstig, wobei sich dies unter Berücksichtigung der ungünstigen Responserate von 1 – 2 % wieder relativiert. Einer der Hauptgründe dafür ist, dass Mailings inzwischen so inflationär eingesetzt werden, dass sie von vielen Empfängern kaum noch gelesen oder sogar als Belästigung empfunden werden.
Die Ziele des Spendenmailings sind häufig Neukundenaquise, Absatzsteigerung oder Erhöhung des Spendenvolumens, Gewinnung von Adressen oder Information über die Organisation, das aktuelle Angebot oder den Spendenbedarf.
Zu beachten sind beim Spendenmailing insbesondere rechtliche Rahmenbedingungen wie das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Wichtig ist im Hinblick darauf die gezielte Vorauswahl der Adressen und Aufbau einer spezifischen Kundendatenbank. Es gilt, je persönlicher und individueller der Werbebrief auf den Adressaten ausgerichtet ist, desto höher ist die Erfolgsquote.
Das Spendenmailing sollte außerdem immer eine Aufforderung zu einer konkreten Handlung sowie eine Antwortmöglichkeit enthalten, die für den Adressaten möglichst bequem gestaltet sein muss, wenn das Mailing erfolgreich sein soll. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die einzelnen Altersgruppe unterschiedlich reagieren. Beispielsweise:
- Postkarte/Coupons: älter als 50
- Telefon: altersübergreifend (tendenziell eher Ältere)
- Website/Weblog: altersübergreifend (tendenziell eher Jüngere)
- SMS/Social Network: Jugendliche/junge Erwachsene bis 25
Werbebrief
Vorüberlegungen:
- Angestrebtes Ziel klar definieren
- Adressen der Zielgruppe auswählen
- Geeigneten Zeitpunkt abwarten.
Aufbau und Inhalt:
- Aufmerksamkeit erregen
- Interesse wecken und den Kundennutzen verdeutlichen
- Nachvollziehbare, allgemeinverständliche Argumente formulieren
- Weitere Informationsmöglichkeiten anbieten
- Konkrete Handlungsaufforderung aufzeigen
Spendenbrief
Vorüberlegungen:
- Ziel klar definieren: Wieviel Geld wird wofür gebraucht?
- Bestimmung der Zielgruppe: Wer besitzt eine Affinität zu dieser speziellen Problematik? Wer kommt als Unterstützer in Frage?
- Zeitpunkt: erfolgreichste Spendenmonate (November, August, Februar) oder besondere Anlässe auswählen.
Aufbau und Inhalt:
- Ansprechende Umschlaggestaltung, z.B. Eyecatcher, qualitativ hochwertiges Papier, echte Briefmarke usw.
- Korrekte Anschrift mit Anrede, Vor- und Nachnamen und Adresse
- Aussagekräftige Titelzeile, um neugierig zu machen und Interesse zu wecken.
- Das Anliegen bereits im ersten Satz auf den Punkt bringen, weil der Empfänger den Brief sonst überhaupt nicht zu Ende liest.
- Allgemeinverständliche Sprache auf mittlerem Sprachniveau (Keine Fremdworte, kurze Sätze)
- konkrete Handlungsaufforderung (Überweisungsträger beilegen).
- Absender mit Logo. Bei kleineren Mailings unbedingt „echte“ Unterschrift, d. h. kein Computersignet.
- Ein „P.S.“ mit nochmaliger Handlungsaufforderung.
Buchtipp: Praxisbuch Mailings: Print- und Online-Mailings planen, texten und gestalten
